La fixation de l'ordre du jour des assemblées générales

La notion même d'ordre du jour complémentaire semble avoir disparu.

L'article 10 dans sa nouvelle mouture prévoit désormais que :

"A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de la réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante."

Par ces nouvelles dispositions, les copropriétaires à titre individuel et le conseil syndical sont désormais invités à participer à l'élaboration de l'ordre du jour initial de l'assemblée.

Il leur est demandé pour ce faire, de notifier au syndic, avant le départ des convocations, les questions qu'ils souhaitent voir inscrites à l'ordre du jour de l'assemblée.

Le délai de 6 jours, après réception de la convocation, accordé précédemment aux copropriétaires ou au conseil syndical, pour solliciter l'inscription d'une question supplémentaire à l'ordre du jour était peut-être un peu court pour associer réellement les copropriétaires ou le conseil syndical à l'élaboration de cet ordre du jour.

Il ne pouvait néanmoins être rallongé, dès lors que le syndic se trouvait tenu de notifier les questions 5 jours au moins avant la date de cette réunion, et que les convocations sont généralement adressées trois semaines à un mois avant l'assemblée.

Désormais, les copropriétaires et le conseil syndical auront tout loisir pendant les semaines ou les mois précédant cette assemblée, d'exprimer largement leurs desiderata, obligation étant faite au syndic d'inscrire ces questions à l'ordre du jour, dès lors qu'elles lui auront été notifiées avant le départ des convocations.

Cette modification des habitudes rend nécessaire de s'interroger sur le rôle du syndic dans le cadre de cette élaboration collective.

Il est rappelé que ce nouveau système ne s'applique qu'aux assemblées convoquées par le syndic, à l'exclusion de celles convoquées par le Président du conseil syndical (article 8 alinéa 2 du Décret), un copropriétaire (article 8 alinéa 3 du Décret), un administrateur provisoire (articles 47 et 49 du décret) ce qui ne semble pas être le fruit du hasard ou d'un oubli, mais l'expression d'une volonté de mettre en place une nouvelle politique de concertation au sein des syndicats.

Le syndic, seul concerné par ce nouveau mécanisme, et qui semble ainsi se trouver partiellement dépossédé de son pouvoir d'initiative, reste en tout état de cause le seul rédacteur final de la convocation, ainsi d'ailleurs que le seul responsable in fine, le cas échéant.

Il devra donc apprécier les suites à donner aux demandes qui lui auront été notifiées en fonction de la date de leur réception, de leur forme et de l'opportunité des questions posées.

Il semble donc nécessaire de s'interroger dès à présent sur la nature et l'étendue de ce pouvoir d'appréciation et sur les modalités d'exercice de son devoir de conseil.

A - LA DATE DE RECEPTION DE LA DEMANDE :

Les dispositions de l'article 10 posent obligation pour le syndic de porter les questions qui lui sont notifiées (soit celles adressées par lettre recommandée A.R.) à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale.

Il lui est néanmoins permis d'inscrire ces questions à l'assemblée générale suivante si "la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande…".

Les rédacteurs du Décret n'ont pas précisé quelle était la date de la réception de la demande visée par ce report, par rapport à celle du départ des convocations.

Deux hypothèses peuvent être envisagées :

- Hypothèse 1 :

La question doit être portée à l'ordre du jour dès lors que la demande a été reçue par le syndic et ce jusqu'à la veille du départ des convocations.

Une telle hypothèse ne semble pas réaliste, eu égard aux contraintes matérielles afférentes à la préparation des convocations, sachant par ailleurs que dans les copropriétés d'une certaine importance, les travaux de reproduction et de mise sous pli des convocations sont externalisés.

- Hypothèse 2 :

Le syndic est seul juge de l'appréciation du caractère éventuellement tardif de la réception de ces questions.

Cette hypothèse semble devoir être privilégiée, dès lors que les rédacteurs du Décret n'ont pas souhaité être plus précis sur ce point, étant rappelé naturellement qu'en cas de contestation, le Tribunal aura tout pouvoir d'apprécier in concreto le caractère justifié ou non d'un refus, voire d'une omission d'inscription, au vu des éléments de fait qui lui seront soumis, savoir notamment la date prévue pour la tenue de l'assemblée, le nombre de lots composant le syndicat, l'éventuelle externalisation des travaux de reproduction…

Il s'agira naturellement d'une appréciation au cas par cas, à l'occasion de laquelle pourront être également prises en compte la nature et l'importance de la question soumise et son éventuel lien avec d'autres questions figurant à l'ordre du jour de la convocation prévue.

Les dispositions de l'article 10, nouvelle version, ne prévoient aucune sanction spécifique en cas de refus non justifié.

Dans le cas où le syndic n'aurait pas inscrit à l'ordre du jour une question qui lui a été notifiée avant le départ des convocations, on peut envisager que le copropriétaire, auteur de la demande, puisse engager une action en responsabilité sur un fondement délictuel vis-à-vis du syndic.

Cette action supposerait néanmoins la démonstration par ce copropriétaire d'une part de la faute ou de la négligence du syndic et d'autre part du préjudice qu'il aurait subi du fait de l'absence de mise à l'ordre du jour de la question qu'il a notifiée en temps utile.

On peut envisager notamment le cas d'un copropriétaire, qui solliciterait l'inscription à l'ordre du jour d'une demande d'autorisation de travaux privatifs dans le cadre des dispositions de l'article 25 b de la loi du 10 juillet 1965 et se trouverait tenu de différer son projet, par suite de l'omission d'inscription.

Par ailleurs, un tel défaut d'inscription peut-il avoir des répercussions sur la régularité de l'assemblée ?

L'on se souvient qu'il résultait de la jurisprudence intervenue sous l'empire des anciennes dispositions de l'article 10 que l'absence de notification d'un ordre du jour complémentaire pouvait entraîner l'annulation d'une résolution votée, dès lors que l'ordre du jour complémentaire était directement lié à une question de l'ordre du jour de l'assemblée générale (derniers arrêts en ce sens : CA PARIS 28 juin 2001 Juris Data n° 2001 - 151258 - CA VERSAILLES 9 février 2004 Loyers et Copropriété juillet / août 2004 page 30).

Il est possible qu'une telle sanction intervienne dans le cadre de la fixation de l'ordre du jour initial, dès lors qu'auraient été omises certaines questions régulièrement notifiées par un copropriétaire en lien avec d'autres questions soumises au vote de l'assemblée.

Dans cette perspective, deux suggestions pratiques semblent pouvoir être faites :

* le syndic peut avertir par courrier simple l'ensemble des copropriétaires de son intention de convoquer une assemblée générale, en précisant la date butoir à partir de laquelle les demandes d'ordre du jour ne pourront plus être inscrites dans la convocation.

Un tel procédé a le mérite de la clarté, mais risque néanmoins de susciter de nombreuses vocations et d'alourdir ainsi l'ordre du jour de façon significative.

* Il peut être également suggéré au syndic de faire voter par l'assemblée générale une résolution fixant pour l'avenir le délai devant être respecté par tous les copropriétaires entre la réception des demandes d'ordre du jour et le départ effectif des convocations.

Le syndic renonce ainsi à exercer sa faculté d'appréciation, mais se décharge de la responsabilité corrélative.

Les copropriétaires souhaiteront peut-être néanmoins être avertis de la date prévue pour le départ des convocations…

De tels procédés auront cependant pour effet de restreindre le délai (certes vague mais néanmoins d'ordre public) accordé aux copropriétaires et au conseil syndical tel que fixé par l'article 10 et l'on ne sait si les Tribunaux considéreront ces pratiques comme de simples modalités de mise en œuvre des nouvelles dispositions réglementaires ou les sanctionneront comme réduisant les droits des copropriétaires.

B - LA MISE EN FORME DES QUESTIONS A INSCRIRE A L'ORDRE DU JOUR :

Sous l'empire des anciennes dispositions de l'article 10 relatives à l'ordre du jour complémentaire, la jurisprudence avait instauré deux principes :

1°) le copropriétaire qui formule la demande doit préparer les projets de résolutions qu'il souhaite voir soumettre à l'assemblée (Cass. 3ème Civ. 15 mars 1983 - JCPG 192 IV page 172 suivi par la C.A. d'AIX dans un arrêt du 7 avril 1998 - DEFRENOIS 1998 page 1181 note ATIAS).

2°) Il n'appartient pas au syndic de suppléer les lacunes ou insuffisances des demandes formées par les copropriétaires (C.A. PARIS 23ème chambre B 7 décembre 1990 - Revue administrer mars 1991 page 64).

Cependant, les Tribunaux annulent régulièrement des décisions prises sur la base d'un ordre du jour libellé d'une manière imprécise ou équivoque (TGI PARIS 19 juin 1969 Inf. Rap. Copropriété avril 1970 page 62 - Cass. 3ème Civ. 11 février 1971 - Inf. Rap. Copropriété 1971 page 91 - Cass. 3ème Civ. 4 juin 1973 - Dalloz 1973 sommaire 142 - Cass. 3ème Civ. 12 mai 1981 - Revue Administrer octobre 1981 page 32 - observations GUILLOT - C.A. PARIS 18 février, 10 mars et 11 mars 1977 - Dalloz 1978 Inf. Rap. 123 - TGI PARIS 6 décembre 1983 - Revue administrer juin 1984 page 34 - Note LOT).

Il s'agit d'une nullité d'ordre public, la demande d'annulation de la résolution considérée devant être formée dans le délai de deux mois de l'article 42 de la loi.

Par ailleurs, conformément aux dispositions de l'article 13 alinéa 1 du Décret, l'assemblée générale ne prend de décision valide sur les questions inscrites à l'ordre du jour que dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11 - 1 du Décret.

Dans le cadre d'une élaboration collective de l'ordre du jour, il est difficile de considérer que, dès lors que les copropriétaires ne sont pas des professionnels et n'ont pas nécessairement une connaissance approfondie des règles fixées par les textes et la jurisprudence en matière de régularité de convocation, le syndic puisse se contenter d'un simple ajout de la question demandée à l'ordre du jour, quand bien même elle n'est pas assortie d'un projet de résolution notamment dans les cas prévus à l'article 11 du Décret, et des documents annexes prévus par le même article à peine de nullité de la résolution ou encore si le libellé de la question est formulé de façon ambigüe ou imprécise.

Le syndic devra sans doute être amené à alerter l'auteur de la question sur la difficulté rencontrée, l'invitant dans le cadre de son devoir de conseil à modifier ou compléter son projet, en prenant donc l'initiative de refuser en l'état son inscription à l'ordre du jour de la convocation.

On rappellera que sous l'empire de l'ancien article 10, la Cour de Cassation avait précisé que le syndic n'était pas tenu de notifier un ordre du jour complémentaire, dès lors que la demande était rédigée dans des termes vagues (Cass. 3ème Civ. 18 novembre 1988 - Loyers et copropriétés janvier 1989 n° 41) ou si elle n'était pas accompagnée des documents prescrits par l'article 11 du décret du 17 mars 1967 (Cass. 3ème Civ. 15 mars 1983 - JCP 1983 IV 1972).

Il serait sans doute judicieux, dans le cas où l'assemblée fixerait les modalités de prise en compte des demandes d'ordre du jour (cf paragraphe précédent), de faire précier également les formes requises (libellé clair, projet de résolution, documents à annexer…).

C - L'OPPORTUNITE DES QUESTIONS A INSCRIRE A L'ORDRE DU JOUR:

Par ailleurs, se pose la question de l'opportunité de la question à inscrire.

Une jurisprudence bien établie sous l'empire de l'ancien article 10 a considéré que le syndic n'avait pas à se faire juge de l'opportunité ou de la validité des questions complémentaires dont il était demandé l'inscription à l'ordre du jour, sous peine d'engager sa responsabilité personnelle ou celle du syndicat (en ce sens TGI MARSEILLE 4 mars 1969 - AJPI 1969 page 636 - notes CABANAS - CA PARIS 26 juin 1977 - AJPI 1979 page 22 - note BOUYEURE - CA PARIS 23ème chambre B 18 mai 2000 - Dossier CSAB n° 87 octobre 2000 - n° 110 observations DUNES - TGI PARIS 4 juin 1976 - Dalloz 1976 Inf. Rap. 306 - CA PARIS 9 octobre 1991 - Revue Admnistrer octobre 1992 page 87 - notes GUILLOT - CA PARIS 15 décembre 1995 - loyers et copropriétés avril 1996 n° 182).

Une telle jurisprudence si elle était strictement appliquée dans le cadre des nouvelles dispositions de l'article 10 pourrait avoir des effets indésirables.

En effet, il est difficile de considérer qu'un syndic se trouverait tenu de porter à l'ordre du jour de l'assemblée une question qui lui aurait été notifiée 6 mois auparavant sur un sujet qui n'est plus d'actualité ou relative à un problème qui a trouvé depuis lors sa solution.

On rappellera pour mémoire que la Cour de Cassation, dans un arrêt du 3 février 1999, avait reconnu au conseil syndical le droit de ne pas donner suite à une demande d'ordre du jour complémentaire, dès lors que la question posée était sans intérêt, puisque sa diffusion entraînait des frais excessifs.

Un pouvoir d'appréciation en opportunité était donc reconnu au conseil syndical, étant précisé néanmoins que la Cour de Cassation avait statué en prenant en considération l'aspect financier du traitement de cette question (diffusion en recommandé A.R. de l'ordre du jour complémentaire).

Un syndic professionnel devra néanmoins rester prudent, sachant qu'en tout état de cause la prise en compte de la question qui lui aura été notifiée n'alourdira pas réellement le coût du traitement des convocations.

Catherine FRANCESCHI